Afdeling Bestuur- & Managementondersteuning
De afdeling Bestuur- & Managementondersteuning heeft als taak om bestuur, management en medewerkers zo goed mogelijk te ondersteunen en adviseren in de uitvoering van hun taken. Met als doel een optimale en kwalitatief goede dienstverlening richting onze inwoners, ondernemers en verenigingen.
De uiteenlopende taken zijn ondergebracht in vier teams:
Team Publiek en Bestuur
Juridische zaken
- Juridische advisering aan bestuur, het managementteam en collega’s over vraagstukken op privaat- en publiekrechtelijk gebied
- Volgen ontwikkelingen binnen het vakgebied en vertalen naar beleidsvoorstellen of -wijzigingen
- Het opstellen, actualiseren en toetsen van verordeningen, beleid of overeenkomsten
- Bevorderen juridische kwaliteitszorg
- Coördinatorschap Wet open overheid, afhandelen van verzoeken in het kader van de Wet open overheid (Woo), ambtelijk secretaris bezwaarschriftencommissie
- Behandeling, coördineren en afdoening van klachten van inwoners en organisaties
- Voeren verweer/vertegenwoordiging van bestuursorgaan in bezwaar en beroep
Burgerzaken
- Alle zaken rondom de burgerlijke stand, de Basisregistratie Personen (BRP), reisdocumenten, rijbewijzen en nationaliteitswetgeving
- Verantwoordelijk voor de begraafplaatsadministratie en de organisatie van verkiezingen
Communicatie
- Strategiebepaling en uitvoering van communicatietrajecten
- Vormgeven en uitvoeren van het communicatiebeleid gemeentelijke organisatie
- Advisering van het college, management, organisatie op het gebied van interne en externe communicatie
- Advisering bij crisissituaties, participatietrajecten en conflictbeheersing
- Contact met de media, woordvoerder voor burgemeester en wethouders en opstellen van diverse communicatieberichten
- Ondersteuning en advisering interne communicatie
- Ontwikkelen en (mede)beheren intranet, gemeentelijke website en social media
BAG, GEO, Belastingen, WOZ en Gegevensbeheer
- Verantwoordelijk voor het beheer en de uitvoering van de basisregistraties BAG, WOZ, BGT en BOR
- Verantwoordelijk voor het heffen en invorderen van lokale belastingen
- Verantwoordelijk voor het (GEO)gegevensbeheer
- Beheren van koppelingen tussen de diverse basis- en kernregistraties, het maken van kaartlagen voor de gemeentelijke viewer, dashboards en managementrapportages.
Secretariaat
- Secretariële ondersteuning van college, MT en OR
- Ondersteuning college bij officiële ontvangsten en zaken van representatieve aard
- Regelwerk rondom afscheid en installatie van bestuurders
- Behandelen van aanvragen Koninklijke onderscheidingen en erepenning
- Ondersteuning Projectenbureau en projectleiders
Team Informatiemanagement, Proces en Control
Dit team zorgt ervoor dat het geheel van informatievoorziening de werkprocessen in de organisatie optimaal ondersteunt, en dat daarbij wordt voldaan aan de eisen van veiligheid, privacy en informatiebeheer. Ook adviseert het team over inkoop en aanbesteding en voert het uiteenlopende projecten uit.
Documentaire informatievoorziening (DIV)
- Informatiebeheerbeleid en kwaliteitssysteem
- Digitale registratie van inkomende en uitgaande post en e-mails
- Beheer van het zaaksysteem (digitaal archief) en het papieren archief (archiefbewaarplaats)
- Behandelen van inzageverzoeken
- Beheer van het contractenboek
Informatiemanagement
- Beleidsvorming en kaders informatisering en automatisering
- (Strategisch) adviseren naar aanleiding van wetgeving en over informatievraagstukken, zoals informatiebeveiliging, gebruik van informatie, informatiemigratie, aanschaf of uitbreiding informatiesystemen/applicaties
- Ophalen informatiebehoeften in de organisatie
- Adviseren over kwaliteits(controles) en ondersteunen hierin
- Adviseren over procesverbetering en ondersteunen hierin
IT
- IT beleid en strategie
- IT tactische uitvoering; vertaling van strategie naar realistische uitvoeringsplannen
- IT operationeel beheer door 1e- en 2e- lijns ondersteuning systeem- en netwerkbeheer
Inkoop
- Verantwoordelijk voor het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid en -protocol
- Begeleiden en adviseren bij inkoop gerelateerde zaken, waaronder aanbestedingstrajecten
- Aan de voorkant toezien op de naleving van aanbestedingswet- en regelgeving
Privacy & Gegevensbescherming
- Adviseren over informatievraagstukken waarin persoonsgegevens een rol spelen
- Uitvoeren Data protection impact assessments (DPIA’s) bij ingebruikname nieuwe informatiesystemen of andere verwerkingen van persoonsgegevens
- Behandelen van AVG-verzoeken
Team Financiën en HRM
- Financiële administratie
- Verzekeringen
- BTW
- Financieel beleid
- Personeelsadministratie
- HR-beleid
Team Vastgoed, Onderwijshuisvesting en Facilitaire zaken
- Visie, beleid, uitvoering(splannen) met betrekking tot gemeentelijk vastgoed (inclusief plannen en regie op de uitvoering van verduurzaming)
- (Regie op de) uitvoering van Gebouwenbeheer
- Uitvoering Integraal Huisvestingsplan Onderwijs
- Eerste aanspreekpunt, ontvangst, visitekaartje en wegwijs-functie voor inwoners, ondernemers en organisaties binnenkomend op de kanalen telefonie en receptie
- Faciliterende werkzaamheden ten behoeve van de organisatie (koffievoorzieningen vergaderingen, ontvangst post, schoonmaak, koffieautomaten schoonmaken, voorraad bestellen/bijvullen, lunch verzorgen etc.)
- Ondersteunende werkzaamheden raadsbijeenkomsten
- Werkzaamheden ten behoeve van dienstverlening (onder andere huwelijksvoltrekkingen, 4 en 5 mei vieringen etc.)
- Beheer sporthal, gymzaal en dienstencentrum