Evenement organiseren

Evenementen in de gemeente brengt mensen op een ontspannen manier in contact met elkaar. Vaak zijn er veel vrijwilligers bij betrokken, dit zorgt voor maatschappelijke en sociale betrokkenheid van burgers.

Als organisator(en) van een evenement heeft u een (grote) verantwoordelijkheid richting de bezoekers van uw evenement, maar ook richting andere burgers, bijvoorbeeld omwonenden. Bezoekers moeten veilig deel kunnen nemen aan het evenement en voor de omwonenden moet de overlast beperkt blijven. Daarom wil de gemeente met u nadenken hoe de veiligheid zo goed mogelijk kan worden gewaarborgd en overlast kan worden beperkt. Daarbij is sprake van een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Dit wordt geregeld in een evenementenvergunning op basis van de Algemene Plaatselijke verordening (de APV).

Formulier

Let op! Voor elk evenement is het 'Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen' van toepassing!

Wat is een evenement?

Het begrip evenement wordt gedefinieerd als 'elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak'. Het is duidelijk dat hierover wel eens discussie kan ontstaan. Is een bruiloft voor 100 personen een evenement? Is een verjaardagsfeest in de schuur een evenement? Belangrijk is hierbij te bedenken of het voor elk publiek toegankelijk is, of de ruimte geschikt is voor het aantal personen dat u verwacht en of er problemen kunnen ontstaan voor de (verkeers-)veiligheid. Als u twijfelt kunt u het beste even contact opnemen met de gemeente.

Een groot of een klein evenement

Op basis van de informatie die wij door middel van het aanvraagformulier binnen krijgen, wordt bepaald of het gaat om een 'groot' of een 'klein' evenement. Dit wordt bepaald aan de hand van een aantal aspecten:

  • De geluidsbelasting (is er sprake van live-muziek of een muziekinstallatie).
  • De Openbare Orde en Veiligheid (dit wordt vooral bepaald aan de hand van advies van de politie. Ook het schenken van alcohol speelt hierbij een rol).
  • Het aantal bezoekers
  • Het tijdstip en de tijdsduur van het evenement (overdag of ’s avonds)
  • Deze aspecten worden gewogen en uiteindelijk is de totale impact, dus de combinatie van verschillende aspecten, van het evenement bepalend.

Vergunningverlening

Wanneer er sprake is van een klein evenement, zal de gemeente de vergunning op ‘gebruikelijke wijze’ verlenen. Dat betekent dat normaalgesproken van uw kant geen extra actie nodig is na het invullen en opsturen van het aanvraagformulier. Is er echter sprake van een groot evenement, dan zal de vergunningverlening iets anders gaan.

  • In de eerste plaats zal een medewerker van de gemeente contact met u opnemen om u te vragen meer informatie te geven, of om even langs te komen voor een gesprek. Mogelijk kan dit leiden tot een tweede gesprek waar ook politie en brandweer aanwezig zullen zijn.
  • In de tweede plaats zijn organisatoren van grote evenementen verplicht om een draaiboek op te stellen. In het draaiboek wordt vrij uitgebreid aangegeven hoe de organisatie van het evenement plaats vindt. Het doel hiervan is om risico’s met betrekking tot veiligheid zo klein mogelijk te maken en om overlast voor de omgeving te beperken. Om u als organisatie daarbij te faciliteren is hiervoor een format gemaakt. U hoeft dit alleen maar aan te passen aan uw eigen evenement. De inhoud en het aanleveren van het draaiboek blijft echter een verantwoordelijkheid van de organisatie. Het draaiboek wordt besproken met politie en brandweer en ter kennisgeving toegestuurd aan de GHOR (Geneeskundige Hulp bij Ongevallen en Rampen) in verband met mogelijke bijstand van ambulances. Het draaiboek is onderdeel van de voorschriften van de vergunning.

Er vinden allerlei toetsen plaats voordat een evenementenvergunning verleend kan worden. Dit duurt ongeveer 12 tot 16 weken. Vraag daarom tijdig een evenementenvergunning aan!

Evaluatie

Zowel grote als kleine evenementen worden geëvalueerd. Dit komt er concreet op neer dat wordt bijgehouden of er klachten binnenkomen bij de politie of de gemeente met betrekking tot de organisatie of het verloop van het evenement. Op deze manier kan voor het volgende jaar worden bekeken op welke wijze de organisatie kan worden verbeterd of de vergunning moet worden aangepast.

Controle

Een aantal voorschriften aan de vergunning worden standaard gecontroleerd, bijvoorbeeld de brandveiligheidseisen. Andere voorschriften worden steekproefsgewijs gecontroleerd (bijvoorbeeld geluid). Daarbij zal de kans op een controle bij grote evenementen groter zijn dan bij kleine evenementen, omdat de impact naar verwachting groter is. Daarnaast kan nog op basis van concrete klachten worden gecontroleerd.

Het schenken van alcohol

Als u alcohol wilt verkopen, moet u op basis van de Alcoholwet een ontheffing aanvragen. U kunt alleen zwak alcoholische dranken schenken zoals bier en wijn.

Verkeersregelaars

Om het verkeer en parkeren in goede banen te leiden, kunt u verkeersregelaars inzetten. Deze verkeersregelaars moeten jaarlijks worden geïnstrueerd, ook al hebben deze verkeersregelaars in de voorgaande jaren al een instructie gehad. In overleg met de politie wordt bepaald of het inzetten van verkeersregelaars noodzakelijk is. In overleg met de gemeente wordt door de politie een instructie gegeven.

Wat kost het?

De hieronder genoemde leges zijn exclusief de legeskosten die eventueel verschuldigd zijn voor een ontheffing voor het schenken van zwak-alcoholhoudende dranken of voor het gebruik van geluidsapparatuur en ook exclusief de legeskosten voor een gebruiksvergunning van de brandweer.

  • A-evenement: € 57,00
  • B-evenement: € 258,00
  • C-evenement: € 618,00

Extra informatie

Wilt u met sportmotoren het geluidsniveau overschrijden op een evenement of sportterrein? Dan moet u een ontheffing aanvragen bij de provincie.