Servicenormen
De gemeente Staphorst levert een groot aantal producten en diensten. Om u een goede service te bieden zijn voor enkele producten en diensten servicenormen opgesteld. Dit houdt in dat wordt aangegeven wat de levertijd is voor een product en wat u ten aanzien van bepaalde diensten van ons mag verwachten.
Servicenormen receptie en balie
- Wij staan u vriendelijk en professioneel te woord.
- Wij bewaken uw privacy. Wanneer u dat wenst, staan wij u te woord in een afzonderlijke ruimte.
- Wij passen onze baliebezetting aan op drukte.
- De wachttijd voor een direct-klaar-product of -dienst is kort, gemiddeld niet langer dan 15 minuten en nooit meer dan een half uur.
- U ontvangt minimaal een maand voor het verstrijken van de geldigheidsduur van uw reisdocument een schriftelijke herinnering met informatie.
Servicenormen telefonische contacten
- Wij laten de telefoon niet meer dan 4 keer overgaan en nemen ook de telefoon van onze naaste collega’s aan.
- Als wij om een bepaalde reden niet in staat zijn de telefoon aan te nemen of als wij telefonisch in gesprek zijn, wordt u automatisch doorgeschakeld naar de receptie.
- Als we de telefonische vraag niet (direct) kunnen beantwoorden, verbinden wij u door met de juiste persoon of bellen wij u terug binnen 2 werkdagen.
Servicenormen schriftelijke contacten
Wanneer u een brief schrijft naar de gemeente of een e-mail stuurt naar de gemeente Staphorst dan mag u van ons verwachten dat wij uw brief of e-mail, die gericht is aan gemeente@staphorst.nl, zorgvuldig en tijdig zullen afhandelen. Daarvoor hebben wij de volgende regels opgesteld.
Wij bevestigen binnen 2 werkdagen schriftelijk de ontvangst van elke brief/e-mail waarop de gemeente actie moet ondernemen. In onze ontvangstbevestiging geven we aan welke afdeling de brief afhandelt.
In 80% van de gevallen is een brief binnen 6 weken beantwoord. Bij 20% van de brieven duurt de afhandeling langer en daar zijn vaak goede redenen voor. Zo kan het zijn dat we voor het beantwoorden van een brief eerst andere instanties om advies moeten vragen. Of er is een besluit nodig van een bestuursorgaan dat pas na enige tijd weer bijeenkomt. Andere mogelijke redenen voor vertraging zijn: de noodzaak tot nader onderzoek of tot hoor en wederhoor van belanghebbenden. Als het niet mogelijk is binnen de afhandelingstermijn te reageren, dan ontvangt u hiervan voor het einde van deze termijn een bericht, waarin wij de oorzaak van de vertraging en de voortgang van uw verzoek aangeven.